A legislação estabelece, como regra, que os sócios das Sociedades Empresárias, aqui contempladas as Sociedades Limitadas e as Sociedades Anônimas, devem se reunir, dentro dos quatro primeiros meses após o término do exercício social, para, dentre outros assuntos, apreciar e deliberar pela aprovação ou não das contas dos administradores e respectivas demonstrações financeiras.
Sociedades Limitadas
Nas Sociedades Limitadas, essa deliberação pode ocorrer por meio de Reunião ou Assembleia de Sócios. Será obrigatória a realização por meio de Assembleia de Sócios, se o número de sócios for superior a 10 (dez).
Sociedades Anônimas
No caso das Sociedades Anônimas, a deliberação deve ocorrer por meio de Assembleia Geral Ordinária. Para tanto, há a obrigatoriedade de realização algumas publicações, quais sejam:
Publicação dos documentos que serão objeto da deliberação (a exemplo do relatório da administração, cópia das demonstrações financeiras, entre outros) com 1 (um) mês de antecedência, ou, no mesmo prazo, publicar comunicado sobre a disponibilização dos referidos documentos.
Publicar o Edital de Convocação da Assembleia, no mínimo três vezes, observados os prazos legais, indicando as seguintes informações sobre a Assembleia:
- Local da realização
- Data e hora
- Ordem do dia
- Reforma do estatuto, se houver (a lei expressamente dispensa esta publicação, se a totalidade dos acionistas estiver presente na Assembleia)
As publicações devem ser realizadas observando as seguintes regras:
| Tipo de Companhia | Publicação impressa | Divulgação eletrônica |
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Fechadas (regra geral) |
Em jornal de grande circulação, de forma resumida | No site do mesmo jornal |
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Fechadas com Receita Bruta Anual de até R$ 78 milhões |
Não precisa realizar publicações impressas | Na Central de Balanços (SPED)* |
*A Central de Balanços é um módulo do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), mantido pelo Governo Federal, no qual são concentradas todas as publicações realizadas pelas companhias fechadas de menor porte.
É relevante o cumprimento dos procedimentos legais para realização das Assembleias, por se tratar de dever legal do Administrador. Além disso, a aprovação, sem reserva, das demonstrações financeiras e das contas, exonera de responsabilidade os administradores e fiscais, salvo se houver erro, dolo, fraude ou simulação.
